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会议成功三部曲             发布者:黄小姐 发布时间:2010-4-8 阅读:
        一个会议能否成功,有三个关键点——会前细致的接待方案、会中跟踪落实、会后总结。

  会前策划方案细致全面  会议策划方案细致与否直接关系到会议能否有序进行。在会议的接待方案中,除了对接待工作的内容和流程、计划要有细致的安排外,一定还要有一个清晰的责任分工表,清楚明了地标明主办、承办、会议酒店三方人员责任和分工,做到责任到人。很多做会议的人非常注重会议的方案中接待工作的内容和流程、计划是否完备,但在责任到人上不能非常明确,总认为即使有什么问题出现,现场工作人员也会应急处理。像在机场接参会代表这类的事情,虽然不是什么大事,但如果客人落地,场面温馨亲切,体贴周到,车辆服务及时到位,参会者会有良好的第一印象。但处理不好,会直接影响参会者对会议的第一印象;同时,也会影响其参会的情绪。所以,做会者应该特别注意接待方案的细致性,在每个环节,各方工作人员的“沟对”要完全到位。

  会中跟踪落实  责任到人是做任何事情成功的前提,那么是不是有了这个前提就一定成功?对于会议来说,这就有赖于会中跟踪落实了。会议不只是狭隘意义上的开会,它是个大概念,包含了开会以外的诸多事宜,如餐饮质量、会议环境、设备准备等。陈鸿南表示,每次办会之前,他都会让负责餐饮的工作人员到订餐餐厅预先品尝菜肴,然后确定“会议餐”的菜单。会议期间,会有专门的责任人现场检查“会议餐”与菜单是否相符,质量是否合格,若不合格,当场撤换。这种跟踪能从根本上杜绝“会议残疾”,生病再医,不如提前预防。这种“跟踪落实”应该贯穿整个会议活动的始终和方方面面,并且要施行金字塔式层层负责制,全面跟踪。


  会后总结  会后总结向来是办会者容易忽略的一个问题。一般情况下,会议结束后,主办方或承办方会给参会代表一张印有几个简单调查问题的表格,最后反馈回的问卷比例小,会议中存在的问题也不容易找出,承办方的运营商也不能有更多的机会总结经验。在此次Molex年度销售研讨会议结束时,承办方改变了以往的做法,用了一份很详细的问卷调查与参会者做的细致交流,对于会议的成败有了十分明晰地反馈。承办方又把这些反馈信息第一时间发给运营商、主办方。这种做法,有利于三方共同成长,增进沟通,在以后的合作中会更见实效。会议的整体质量会越来越有保障。

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